Need to track communications
and get organized?
We have your solution!
MyBasicCRM, the easiest and
most flexible CRM ever!
Sign up now and try it free for 30 days.
Click for more information...
and get organized?
We have your solution!
MyBasicCRM, the easiest and
most flexible CRM ever!
Sign up now and try it free for 30 days.
Click for more information...
Watch the videos and learn MyBasicCRM in minutes!
What does CRM mean? 
Frequently Asked Questions
Is MyBasicCRM right for me? Who else uses MyBasicCRM?
MyBasicCRM is a fully scaleable solution designed for any business or association- big or small; any institution, association or even any individual requiring an integrated CRM solution. MyBasicCRM has thousands of users around the world and supports many different languages. For a list of corporate references, feel free to contact us.
Click here to view features of MyBasicCRM...
Do I need to install any software?
No! MyBasicCRM is an internet based solution, built in the cloud. Login anytime, anywhere.
Will MyBasicCRM work with my phone?
In order to log in from your mobile device, simply click on the mobile view link. Mobile view mode has been specially designed and optimized for your mobile device. MyBasicCRM also fully supports tablet PCs in standard mode.
Can I take MyBasicCRM for a test drive?
We firmly believe that MyBasicCRM is the simplest CRM solution available- so go ahead- kick the tires and give it a free try. Simply sign up with your name and email address to start a 30 day free trial. Before starting to explore MyBasicCRM, please do not forget to watch the tutorial videos.
Do I need to enter my credit card info to start the trial?
Absolutely not. Enjoy a no obligation, 30 day free trial without entering any credit card or payment information whatsoever.
What happens at the end of my free trial?
At the end of the 30 day, no obligation trial period, you will be prompted to activate your account. Enter your credit card and payment information securely at this point only if you are 100% satisfied with your MyBasicCRM experience.
How much does MyBasicCRM cost?
MyBasicCRM costs $9 per month for each user on your account. For example, if your company has three users, your total bill would be $9 x 3= $27 per month.
How secure is my password info?
Your password and login information is fully encrypted using industry standard 128 bit SSL. No one – including MyBasicCRM employees - may see your password. The processes that require your password are done automatically.
What about all of the information I put into MyBasicCRM? How secure is it?
All of your data is secured using industry standard 128 bit SSL. Data and files are stored on secure serves at Hostgator, LLC, a leader in secure hosting. To ensure absolute data security and integrity, our servers are fully backed up every evening. For additional information on Hostgator’s security policies, please visit the following link:
Hostgator Security Page
When can I cancel my account?
You can cancel at any time. We will save your MyBasicCRM data until the end of the month in which you cancel your service. If you wish to retain the files, simply download them.
What about tech support?
We are committed to providing industry leading customer service. Please contact us at support@MyBasicCRM.com with any questions- we will respond to your questions within one business day (or sooner).
Tutorial
1. CRM sistemlerinde veriler nerede durmalı?
Halihazırda bir CRM çözümü kullanıyor olabilirsiniz. Veya belki de bir arayış içindesiniz.
Hangi çözüme giderseniz gidin ilk yanıt vermeniz gereken soru "CRM verilerim nerede duracak" sorusudur.
Bununla ilgili 2 alternatif vardır. Ya verileri kendi bünyenizde kuracağınız serverda (sunucuda) tutabilirsiniz ya da internette çalışan bir çözüm hizmeti alabilirsiniz.
Özellikle son yıllarda 2. alternatif en çok başvurulan yöntem olmaya başlamıştır. Nedenlerine gelirsek...
1. Sunucu bilgisayar için donanım, lisans ve bakım ücreti ödemezsiniz.
2. Uzman personel çalıştırmak zorunda kalmazsınız.
3. Verilerinizin yedeklenmesi gibi bir sorun olmaz.
4. Internet kesintilerine karşı ek tedbir almak zorunda kalmazsınız.
5. Veri güvenliği için özel hizmetler almanız gerekmez.
İşte hosting firmaları tüm bu hizmeti sizin için gerçekleştirirler.
MyBasicCRM dünyanın lider hosting firması HOSTGATOR.COM.TR ile çalışmaktadır ve tüm bu hizmetleri sizin adınıza satın almaktadır.
Dolayısıyla MyBasicCRM kullanmaya başladığınızda verilerinizin güvenli ellerde olduğuna emin olabilirsiniz.
2. Adım adım CRM kayıtları nasıl oluşturulur?Hangi çözüme giderseniz gidin ilk yanıt vermeniz gereken soru "CRM verilerim nerede duracak" sorusudur.
Bununla ilgili 2 alternatif vardır. Ya verileri kendi bünyenizde kuracağınız serverda (sunucuda) tutabilirsiniz ya da internette çalışan bir çözüm hizmeti alabilirsiniz.
Özellikle son yıllarda 2. alternatif en çok başvurulan yöntem olmaya başlamıştır. Nedenlerine gelirsek...
1. Sunucu bilgisayar için donanım, lisans ve bakım ücreti ödemezsiniz.
2. Uzman personel çalıştırmak zorunda kalmazsınız.
3. Verilerinizin yedeklenmesi gibi bir sorun olmaz.
4. Internet kesintilerine karşı ek tedbir almak zorunda kalmazsınız.
5. Veri güvenliği için özel hizmetler almanız gerekmez.
İşte hosting firmaları tüm bu hizmeti sizin için gerçekleştirirler.
MyBasicCRM dünyanın lider hosting firması HOSTGATOR.COM.TR ile çalışmaktadır ve tüm bu hizmetleri sizin adınıza satın almaktadır.
Dolayısıyla MyBasicCRM kullanmaya başladığınızda verilerinizin güvenli ellerde olduğuna emin olabilirsiniz.
İster MyBasicCRM'i yeni kullanmaya başlayın ister bir süredir aktif bir kullanıcı olun aşağıdaki temel CRM adımlarını tekrar hatırlamakta fayda var.
1. Müşteriye, kişiye veya kuruma ait sabit veya yılda bir 1 kere değişen bilgiler var ise bunlar kişi/kurum sayfasına ÖZEL ALAN olarak kaydedilmelidir.
2. Telefon görüşmesi vb. aktiviteler kişi/kurum sayfasındaki NOT alanına DEĞİL, aktivite sayfasına yazılmalıdır.
3. Tekrarlayan bir işlem var ise aktiviteler sayfasına eklenmelidir. (ör :Randevu, toplantı, email, telefon, görüşme, sunuş, satış, demo, vs....).
3. Özel alanlar için ipuçları nelerdir?1. Müşteriye, kişiye veya kuruma ait sabit veya yılda bir 1 kere değişen bilgiler var ise bunlar kişi/kurum sayfasına ÖZEL ALAN olarak kaydedilmelidir.
2. Telefon görüşmesi vb. aktiviteler kişi/kurum sayfasındaki NOT alanına DEĞİL, aktivite sayfasına yazılmalıdır.
3. Tekrarlayan bir işlem var ise aktiviteler sayfasına eklenmelidir. (ör :Randevu, toplantı, email, telefon, görüşme, sunuş, satış, demo, vs....).
CRM verimini artırmanın yollarından biri sayfalarda kendi işinize özgü bilgi alanlarını doğru şekilde yaratmaktır. Aşağıda bunla ilgili her CRM sistemi için geçerli önemli detayları bulacaksınız.
1. Yarattığınız alan çok nadiren kullanılacaksa hiç yaratmayın. Diyelim ki müşterinizin personel sayısını tutmak istediniz ancak farkettiniz ki sadece 2-3 müşteri için bu alanı doldurabiliyorsunuz. Bu durumda bu alanı hiç yaratmayın ve o müşterinin bilgilerini not olarak girin.
2. Mümkün olduğunca LİSTE türü alanlar yaratın. Mesela sektörü görmek istiyorsanız, sayfaya "Sektör" diye bir özel alan yaratın ve türünü liste seçerek, olası seçenekleri tanımlayın (kağıt, metal, vs). Böylece hataları en aza indirirsiniz ve raporlarınız daha sağlıklı çıkar.
3. Yetkilendirmeye dikkat edin. Ör: Teklif sayfasında teklifi tutarını görmek istiyorsunuz. Birimi "para" olan "Teklif tutarı" alanını yarattınız. Ancak bu alan tüm personel tarafından görülecektir. Yetkilendirmeyle bazı personelin teklif sayfasına girse bile "Tutar" alanını görmemesini sağlayabilirsiniz.
4. Alan adları anlaşılır olsun. Örneğin sipariş sayfasına BHAVTAR diye bir alan yaratmak yerine yanlış bilgi girişini engellemek için açık olarak "Banka Havale Tarihi" adını kullanın.
5. Alanları aktivite türüne göre sınırlandırın. Eğer aktiviteler sayfasında yarattığınız alanları aktivite türüne göre sınırlandırmazsanız sürekli karmaşık bir sayfa görürsünüz. İlgili alanları sadece ilgili aktivite türü seçilirse görülecek şekilde ayarlayın.
6. Kurulum sırasında gelen ancak işinize yaramayan tüm işlem türlerini,özel alanları ve raporları silerek sayfaları sadeleştirin.
4. CRM'e geçişte kullanıcı direnci olursa ne yapmak gerekir?1. Yarattığınız alan çok nadiren kullanılacaksa hiç yaratmayın. Diyelim ki müşterinizin personel sayısını tutmak istediniz ancak farkettiniz ki sadece 2-3 müşteri için bu alanı doldurabiliyorsunuz. Bu durumda bu alanı hiç yaratmayın ve o müşterinin bilgilerini not olarak girin.
2. Mümkün olduğunca LİSTE türü alanlar yaratın. Mesela sektörü görmek istiyorsanız, sayfaya "Sektör" diye bir özel alan yaratın ve türünü liste seçerek, olası seçenekleri tanımlayın (kağıt, metal, vs). Böylece hataları en aza indirirsiniz ve raporlarınız daha sağlıklı çıkar.
3. Yetkilendirmeye dikkat edin. Ör: Teklif sayfasında teklifi tutarını görmek istiyorsunuz. Birimi "para" olan "Teklif tutarı" alanını yarattınız. Ancak bu alan tüm personel tarafından görülecektir. Yetkilendirmeyle bazı personelin teklif sayfasına girse bile "Tutar" alanını görmemesini sağlayabilirsiniz.
4. Alan adları anlaşılır olsun. Örneğin sipariş sayfasına BHAVTAR diye bir alan yaratmak yerine yanlış bilgi girişini engellemek için açık olarak "Banka Havale Tarihi" adını kullanın.
5. Alanları aktivite türüne göre sınırlandırın. Eğer aktiviteler sayfasında yarattığınız alanları aktivite türüne göre sınırlandırmazsanız sürekli karmaşık bir sayfa görürsünüz. İlgili alanları sadece ilgili aktivite türü seçilirse görülecek şekilde ayarlayın.
6. Kurulum sırasında gelen ancak işinize yaramayan tüm işlem türlerini,özel alanları ve raporları silerek sayfaları sadeleştirin.
İster üç ister otuz kullanıcınız olsun CRM'e geçişte kullanıcı direnciyle karşılaşmak her zaman olasıdır. Bu tip durumlarda yapılması gerekenleri aşağıda sıraladık:
1. Sisteme basit başlayın. Kullanıcılardan ilk başta sadece müşteri bilgilerini girmelerini isteyin. 3-4 gün bu şekilde sürdürün. Daha sonra aktivite sayfalarına giriş yapmalarını isteyin.
2. Sayfaları sade olsun. Öncelikle sık kullandığınız aktivite türlerini tanımlayın. Özel alanların sayısını mümkün olduğunda az tutun. Zaman içinde bunları arttırın.
3. Kullanıcıları dinleyin. Niye bilgi giremiyorlar, giriş yaparken zorlandıkları bir alan mı var, bunları onlarla detaylı tartışın. O anda çözüm bulamazsanız, o alanı hariç tutarak işleme devam etmesini isteyin.
4. CRM'in önemini anlatın. Kullanıcının kendi yaptığı işleri görmesinin onlar açısından ne kadar gerekli olduğunu açıklayın.
5. CRM firmasına mail atın. Kullanıcıların takıldıkları yerde CRM firmasına mail atmasını size de bir kopyasın göndermesini isteyin. Unutmayın ki mailler kayda girdiği için telefondan çok daha verimlidir.
5. CRM sistemini mobil cihazımla nasıl kullanırım?1. Sisteme basit başlayın. Kullanıcılardan ilk başta sadece müşteri bilgilerini girmelerini isteyin. 3-4 gün bu şekilde sürdürün. Daha sonra aktivite sayfalarına giriş yapmalarını isteyin.
2. Sayfaları sade olsun. Öncelikle sık kullandığınız aktivite türlerini tanımlayın. Özel alanların sayısını mümkün olduğunda az tutun. Zaman içinde bunları arttırın.
3. Kullanıcıları dinleyin. Niye bilgi giremiyorlar, giriş yaparken zorlandıkları bir alan mı var, bunları onlarla detaylı tartışın. O anda çözüm bulamazsanız, o alanı hariç tutarak işleme devam etmesini isteyin.
4. CRM'in önemini anlatın. Kullanıcının kendi yaptığı işleri görmesinin onlar açısından ne kadar gerekli olduğunu açıklayın.
5. CRM firmasına mail atın. Kullanıcıların takıldıkları yerde CRM firmasına mail atmasını size de bir kopyasın göndermesini isteyin. Unutmayın ki mailler kayda girdiği için telefondan çok daha verimlidir.
MyBasicCRM'de mobil cihazlar için ayrı bir sürüm çalışmaktadır ve mobil cihaza özel sayfalar açılmaktadır.
1. MyBasicCRM’in mobil kullanımı için cihazınızdaki tarayıcıdan (browser) tr1.mybasiccrm.com adresine girip üst köşede beliren “mobil görünüm” linkini tıklamanız yeterlidir.
2. Mobil tarayıcınızın ayarlarında tr1.mybasiccrm.com adresini giriş sayfası (ana sayfa) olarak kaydetmenizi ve giriş yaparken beni hatırla seçeneğini işaretlemenizi öneririz. Böylece tek tıkla direk sisteme giriş yapmanız mümkün olacaktır.
3. Ipad vb. tabletlerin mobil değil standart görünüm olarak kullanılması daha uygundur, böylece tüm fonksiyonlar ekranda bir arada görülebilmektedir.
4. Sayfalarla ilgili problemler yaşarsanız cihazınızdaki geçici internet dosyalarını temizleyiniz.
6. CRM'de arama özelliğini nasıl etkin kullanılır?1. MyBasicCRM’in mobil kullanımı için cihazınızdaki tarayıcıdan (browser) tr1.mybasiccrm.com adresine girip üst köşede beliren “mobil görünüm” linkini tıklamanız yeterlidir.
2. Mobil tarayıcınızın ayarlarında tr1.mybasiccrm.com adresini giriş sayfası (ana sayfa) olarak kaydetmenizi ve giriş yaparken beni hatırla seçeneğini işaretlemenizi öneririz. Böylece tek tıkla direk sisteme giriş yapmanız mümkün olacaktır.
3. Ipad vb. tabletlerin mobil değil standart görünüm olarak kullanılması daha uygundur, böylece tüm fonksiyonlar ekranda bir arada görülebilmektedir.
4. Sayfalarla ilgili problemler yaşarsanız cihazınızdaki geçici internet dosyalarını temizleyiniz.
Arama iki türde olabilir:
1. Müşterimizin bilgilerine hızlıca ulaşarak bir işlem yapmak amacıyla (ör: telefonda görüşürken bir yandan da konuşmayla ilgili not almak için).
2. Hatırlayamadığımız bir bilgi ile ilgili detaya ulaşmak için (ör: Geçen yıl sattığımız bir ürünü kime sattığımızı hatırlamıyorsak).
İlki için MyBasicCRM'in sağ üst köşesindeki arama kutusu yardımıyla çok hızlı biçimde arama yapabilirsiniz.
İkincisi için ise daha az bilinen bir özellik vardır ve zaman zaman bize çok faydası olabilir. Bu da tüm veritabanında arama özelliğidir. Arama kutusunun sağ tarafında bulunan büyüteç yardımıyla istediğiniz kelimeyi sisteme girilmiş her şeyin arasında yani tüm veritabanında arayabilirsiniz.
Böylece üzerinden yıllar geçse dahi bir bilginin detaylarına ulaşabilirsiniz.
7. CRM'de hangi tür yetkilendirmeler yapabilirim?1. Müşterimizin bilgilerine hızlıca ulaşarak bir işlem yapmak amacıyla (ör: telefonda görüşürken bir yandan da konuşmayla ilgili not almak için).
2. Hatırlayamadığımız bir bilgi ile ilgili detaya ulaşmak için (ör: Geçen yıl sattığımız bir ürünü kime sattığımızı hatırlamıyorsak).
İlki için MyBasicCRM'in sağ üst köşesindeki arama kutusu yardımıyla çok hızlı biçimde arama yapabilirsiniz.
İkincisi için ise daha az bilinen bir özellik vardır ve zaman zaman bize çok faydası olabilir. Bu da tüm veritabanında arama özelliğidir. Arama kutusunun sağ tarafında bulunan büyüteç yardımıyla istediğiniz kelimeyi sisteme girilmiş her şeyin arasında yani tüm veritabanında arayabilirsiniz.
Böylece üzerinden yıllar geçse dahi bir bilginin detaylarına ulaşabilirsiniz.
MyBasicCRM'de 5 ayrı yetkilendirme çeşidi mevcuttur
1. Menü bazında yetkilendirme:
Ör: Ali sadece ilişkileri görür, Ayşe teklifleri ve ilişkileri değiştirebilir, Ahmet herşeyi değiştirebilir.
2. Özel alan bazında yetkilendirme:
Ör: Ali sadece standart alanları görür, Ayşe teklif tutarını ve tahsilat tutarını görür, Ahmet tüm alanları görür.
3. Kaydı yapana göre yetkilendirme:
Ör: Ali sadece kendi girdiği bilgiyi görür, Ayşe herşeyi görür ancak sadece kendi girdiği bilgiyi değiştirir, Ahmet her işlemi yapabilir.
4. Müşteri grupları bazında yetkilendirme:
Ör: Ali sadece bölgesi Ankara olan müşterilerle ilgili işlem yapabilir, Ayşe İstanbul bölgesinde işlem yapabilir, Ahmet her bölgede işlem yapabilir.
(Bu madde için başka örnek: Ali sadece yetkili adı Ali olan müşterilerle ilgili işlem yapar, Ayşe yetkili adı Ayşe olan müşterilerle ilgili işlem yapar)
5. İşlem türüne göre yetkilendirme:
Ör: Ali sadece müşteri ziyaretlerini görür, Ayşe kesilen faturaları görür, Ahmet tüm işlemleri görür.
8. Aynı müşteriye ait iki kayıt nasıl engellenir?1. Menü bazında yetkilendirme:
Ör: Ali sadece ilişkileri görür, Ayşe teklifleri ve ilişkileri değiştirebilir, Ahmet herşeyi değiştirebilir.
2. Özel alan bazında yetkilendirme:
Ör: Ali sadece standart alanları görür, Ayşe teklif tutarını ve tahsilat tutarını görür, Ahmet tüm alanları görür.
3. Kaydı yapana göre yetkilendirme:
Ör: Ali sadece kendi girdiği bilgiyi görür, Ayşe herşeyi görür ancak sadece kendi girdiği bilgiyi değiştirir, Ahmet her işlemi yapabilir.
4. Müşteri grupları bazında yetkilendirme:
Ör: Ali sadece bölgesi Ankara olan müşterilerle ilgili işlem yapabilir, Ayşe İstanbul bölgesinde işlem yapabilir, Ahmet her bölgede işlem yapabilir.
(Bu madde için başka örnek: Ali sadece yetkili adı Ali olan müşterilerle ilgili işlem yapar, Ayşe yetkili adı Ayşe olan müşterilerle ilgili işlem yapar)
5. İşlem türüne göre yetkilendirme:
Ör: Ali sadece müşteri ziyaretlerini görür, Ayşe kesilen faturaları görür, Ahmet tüm işlemleri görür.
İkinci defa girilen müşteri adı ilkiyle tam olarak aynı ise bunu bilgisayar yakalayabilir ancak genelde durum böyle olmamaktadır.
Aşağıdaki örneklere bakın...
"ARSLAN LTD" "ASLAN LTD"
"Tukaş A.Ş." "Tukas A.Ş."
"Phizer İlaç" "Pfizer İlaç"
Dolayısıyla:
1. Örneklerde görüldüğü gibi aslında harfler farklı olmasına rağmen aynı şirket girilmeye çalışılmaktadır.
2. A.Ş. AŞ veya Anonim Şti vb. farklı biçimlerde yazılabilmektedir.
3. İlişkimiz kişi ise aynı adla iki kişinin var olma durumu söz konusu olabilir.
CRM sistemi ilk 2 maddede sıralanan durumlarda uyarı veremez sadece tam bir eşleşme durumunda uyarı verebilir.
Kullanıcılar uyarı sistemine güvenerek dikkatsiz bilgi girişi yapmakta ve örneklerdeki gibi kayıtlar ortaya çıkmaktadır. Ancak tecrübemize göre yukarıda sıralanan durumların sayısı oldukça fazladır.
Bu nedenden dolayı yanlış bir kullanıcı alışkanlığını engellemek için CRM çift kayıt uyarısı vermez.
Peki ne yapılacak...
1. Kullanıcıların yeni ilişki kaydı öncesi sağ üst köşedeki kutudan basit bir arama yapmaları gerekli bir alışkanlıktır.
2. Dönem sonlarında "Tüm İlişkiler Raporunu" Excel'de açıp kontrol yapılabilir. Bu rapor ada göre sıralı geldiği için taramak oldukça kolaydır.
9. Sadece bir kullanıcının yaptığı işleri nasıl filtrelerim?Aşağıdaki örneklere bakın...
"ARSLAN LTD" "ASLAN LTD"
"Tukaş A.Ş." "Tukas A.Ş."
"Phizer İlaç" "Pfizer İlaç"
Dolayısıyla:
1. Örneklerde görüldüğü gibi aslında harfler farklı olmasına rağmen aynı şirket girilmeye çalışılmaktadır.
2. A.Ş. AŞ veya Anonim Şti vb. farklı biçimlerde yazılabilmektedir.
3. İlişkimiz kişi ise aynı adla iki kişinin var olma durumu söz konusu olabilir.
CRM sistemi ilk 2 maddede sıralanan durumlarda uyarı veremez sadece tam bir eşleşme durumunda uyarı verebilir.
Kullanıcılar uyarı sistemine güvenerek dikkatsiz bilgi girişi yapmakta ve örneklerdeki gibi kayıtlar ortaya çıkmaktadır. Ancak tecrübemize göre yukarıda sıralanan durumların sayısı oldukça fazladır.
Bu nedenden dolayı yanlış bir kullanıcı alışkanlığını engellemek için CRM çift kayıt uyarısı vermez.
Peki ne yapılacak...
1. Kullanıcıların yeni ilişki kaydı öncesi sağ üst köşedeki kutudan basit bir arama yapmaları gerekli bir alışkanlıktır.
2. Dönem sonlarında "Tüm İlişkiler Raporunu" Excel'de açıp kontrol yapılabilir. Bu rapor ada göre sıralı geldiği için taramak oldukça kolaydır.
Sadece bir kullanıcının yaptığı işleri filtrelemek için şunlar yapılabilir:
1. Ana sayfada kullanıcı adı tıklanarak sadece o kullanıcı filtrelenebilir.
2. Kişi, kurum veya aktivite sayfalarındaki kullanıcı linki tıklanabilir.
3. Birden fazla kullanıcıyı aynı anda filtrelemek için ana sayfada yer alan "haberleri filtrele" linki tıklanabilir.
4. Rapor alırken sadece belli bir kullanıcı tarafından girilen kayıtlar süzülebilir.
10. Raporda kullanıcıların sadece kendi bilgilerini görmelerini nasıl sağlarım?1. Ana sayfada kullanıcı adı tıklanarak sadece o kullanıcı filtrelenebilir.
2. Kişi, kurum veya aktivite sayfalarındaki kullanıcı linki tıklanabilir.
3. Birden fazla kullanıcıyı aynı anda filtrelemek için ana sayfada yer alan "haberleri filtrele" linki tıklanabilir.
4. Rapor alırken sadece belli bir kullanıcı tarafından girilen kayıtlar süzülebilir.
Örneğin "Geçen haftaki görevler" raporunun ekstra filtre eklemeden her kullanıcı tarafından kısıtlı olarak görünmesini istiyorsunuz.
Şu adımları izleyin...
1. Raporu oluşturduktan sonra raporun adını tıklayarak açın. Sol taraftaki pencereden düzelt düğmesine basın.
2. Kısıtlı görecek kullanıcıları seçin.
3. Böylece seçtiğiniz kullanıcılar bu raporu dökerken sadece kendi görevlerini görürler. Diğer yetkili kullanıcılar ise tüm kullanıcılara ait görevleri toplu halde raporda görürler.
4. Eğer sadece tek rapor için değil tüm raporları kısıtlamak isterseniz, hesap menüsünden yetkileri tıklayıp sağ sütundaki ilgili seçeneği kullanın.
NOT: Hesap sayfasından Bayi / Müşteri temsilcisi ayarları yapmışsanız kullanıcı sadece kendi müşterileriyle ilgili işlemleri yapabilir ve diğer müşterilere ait rapor,aktivite, teklif ve siparişleri göremez. Bu durumda ayrıca rapor için kısıtlama yapmanıza gerek yoktur.
11. CRM 'de sadece dün yapılan (veya sadece bugün yapılan) işleri görmek istiyorum, nasıl yaparım?Şu adımları izleyin...
1. Raporu oluşturduktan sonra raporun adını tıklayarak açın. Sol taraftaki pencereden düzelt düğmesine basın.
2. Kısıtlı görecek kullanıcıları seçin.
3. Böylece seçtiğiniz kullanıcılar bu raporu dökerken sadece kendi görevlerini görürler. Diğer yetkili kullanıcılar ise tüm kullanıcılara ait görevleri toplu halde raporda görürler.
4. Eğer sadece tek rapor için değil tüm raporları kısıtlamak isterseniz, hesap menüsünden yetkileri tıklayıp sağ sütundaki ilgili seçeneği kullanın.
NOT: Hesap sayfasından Bayi / Müşteri temsilcisi ayarları yapmışsanız kullanıcı sadece kendi müşterileriyle ilgili işlemleri yapabilir ve diğer müşterilere ait rapor,aktivite, teklif ve siparişleri göremez. Bu durumda ayrıca rapor için kısıtlama yapmanıza gerek yoktur.
Sadece dün yapılmış olan (yani bugün yapılanları hariç tutarak) işleri aşağıdaki şekilde raporlayabilirsiniz:
1. Aktivite menüsünü tıklayın ve sağ taraftan yeni bir rapor oluşturmaya başlayın.
2. Filtre olarak "Son Düzenleme Tarihi", kriter olarak "geçmiş X gün içinde" seçin ve değer olarak 1 yazın.
3. "daha çok filtre ekle" linkini tıklayın.
4. Yeni satırda filtre olarak "Son Düzenleme Tarihi", kriter olarak "X günden daha eski" seçin ve değer olarak yine 1 yazın.
5. Raporunuzu "Dün yapılan işler olarak" kaydedin, böylece özel olarak tarih belirtmeden sadece dün yapılan işleri görebilirsiniz. 6. Sadece bugün yapılanlar için 2. ve 4. maddedeki değerlere 1 yerine 0 yazın.
12. Excel'den transferde yarattığım özel alanları nasıl transfer ederim?1. Aktivite menüsünü tıklayın ve sağ taraftan yeni bir rapor oluşturmaya başlayın.
2. Filtre olarak "Son Düzenleme Tarihi", kriter olarak "geçmiş X gün içinde" seçin ve değer olarak 1 yazın.
3. "daha çok filtre ekle" linkini tıklayın.
4. Yeni satırda filtre olarak "Son Düzenleme Tarihi", kriter olarak "X günden daha eski" seçin ve değer olarak yine 1 yazın.
5. Raporunuzu "Dün yapılan işler olarak" kaydedin, böylece özel olarak tarih belirtmeden sadece dün yapılan işleri görebilirsiniz. 6. Sadece bugün yapılanlar için 2. ve 4. maddedeki değerlere 1 yerine 0 yazın.
Excel yardımıyla müşteri bilgilerini MyBasicCRM içine aktarabilirsiniz. Bu işlemin nasıl yapılacağı Hesap sayfasında detaylı biçimde anlatılmaktadır.
Bazı durumlarda ise kendi yarattığınız özel alanları da sisteme aktarmak isteyebilirsiniz.
Örneğin MyBasicCRM'de kurum sayfasında Müşteri Vergi No diye yeni bir alan yarattınız ve aktaracağınız kaynak Excel dosyanıza bu bilgileri de koymak istiyorsunuz.
Bu işlem için şu adımları takip ediniz.
1. Excel şablonunda en sağda yer alan "Not" sütununun hemen yanına yeni bir sütun yaratın.
2. Bu sütunun adı yarattığınız özel alan adıyla aynı olsun (ör: Müşteri Vergi No). Büyük-küçük harfe dikkat edin.
3. Bilgilerinizi bu sütunun altına yapıştırarak devam edin.
13. Hiçbir aktivitesi olmayan müşterilerimi nasıl listelerim?Bazı durumlarda ise kendi yarattığınız özel alanları da sisteme aktarmak isteyebilirsiniz.
Örneğin MyBasicCRM'de kurum sayfasında Müşteri Vergi No diye yeni bir alan yarattınız ve aktaracağınız kaynak Excel dosyanıza bu bilgileri de koymak istiyorsunuz.
Bu işlem için şu adımları takip ediniz.
1. Excel şablonunda en sağda yer alan "Not" sütununun hemen yanına yeni bir sütun yaratın.
2. Bu sütunun adı yarattığınız özel alan adıyla aynı olsun (ör: Müşteri Vergi No). Büyük-küçük harfe dikkat edin.
3. Bilgilerinizi bu sütunun altına yapıştırarak devam edin.
Diyelim ki 1000 adet müşteri kaydı var ancak sadece 150 tanesiyle ilgili bir aktivite (telefon görüşmesi, giden eposta, toplantı vs.) olmuş.
Diğer 850 müşteriye ait hiçbir aktivite yok, ve bu 850 müşterimi tek tıkla görmek istiyorum.
Bu listeyi almak için şu adımları izleyin.
1. Yeni bir Kişi & Kurum raporu oluşturun.
2. Filtreyi "Son Aktivite Tarihi" seçin.
3. Kriter olarak ise "boş olanlar" seçimini yapın ve raporumu kaydedin.
Böylece aktivitesi olmayanları tek tıkla listeleyebilirim.
Ayrıca kriter olarak başka değerler seçerek aşağıdaki örnek raporları alabilirsiniz:
ör 1. Son 3 ay içinde hiç aktivitesi olmayanların listesi,
ör 2. Son 15 gün içinde aktivitesi olanları listesi,
ör 3. Filtreye yeni bir satır ekleyerek türü A.Ş. olanları seçin, böylece "Aktivitesi olmayan A.Ş."lerin listesi".
14. Özel alanları birbiriyle ilişkili hale nasıl getiririm?Diğer 850 müşteriye ait hiçbir aktivite yok, ve bu 850 müşterimi tek tıkla görmek istiyorum.
Bu listeyi almak için şu adımları izleyin.
1. Yeni bir Kişi & Kurum raporu oluşturun.
2. Filtreyi "Son Aktivite Tarihi" seçin.
3. Kriter olarak ise "boş olanlar" seçimini yapın ve raporumu kaydedin.
Böylece aktivitesi olmayanları tek tıkla listeleyebilirim.
Ayrıca kriter olarak başka değerler seçerek aşağıdaki örnek raporları alabilirsiniz:
ör 1. Son 3 ay içinde hiç aktivitesi olmayanların listesi,
ör 2. Son 15 gün içinde aktivitesi olanları listesi,
ör 3. Filtreye yeni bir satır ekleyerek türü A.Ş. olanları seçin, böylece "Aktivitesi olmayan A.Ş."lerin listesi".
Özel alanları birbirine bağlayabilirsiniz. Yani kendi aralarında ilişkili hale getirebilirsiniz:
Örnek 1:
Ürün Kategorileri alanında A, B, C şeklinde 3 kategori var.
A kategorisi seçilirse, Ürün Renkleri alanı görünsün, buradan renkleri seçeyim.
B kategorisi seçilirse, Ürün Ölçüsü alanı görünsün, ölçüyü girebileyim.
C kategorisi seçilirse, Ürün Ağırlık alanı görünsün.
Örnek 2.
Müşteri Referans alanında "Bayi" seçersem bayilerin listesi görünsün, listeden bayi adlarına göre seçim yapayım.
Müşteri Referans olarak "Operatör" seçersem operatörlerin adları listelensin. Bu adlar arasında seçin yapayım.
Nasıl mı? Özel alanlar penceresini açın...
A. Yeni bir özel alan yaratırken bu alanın hangi değere bağlı olduğunu seçmeniz gerekir. Eğer “bağımsız” olarak bırakırsanız hiçbir şeye bağlı olmaz.
B. Eğer daha önce yarattığınız bir alanı bağlamak istiyorsanız “tür”ün üzerini tıklayın ve açılan pencereden işleme devam edin.
Not: Bu özellik için en az bir adet türü "liste" olan alan yaratmanız gerekir.
15. Excel'de yürüttüğüm işleri nasıl online hale getirebilirim?
Örnek 1:
Ürün Kategorileri alanında A, B, C şeklinde 3 kategori var.
A kategorisi seçilirse, Ürün Renkleri alanı görünsün, buradan renkleri seçeyim.
B kategorisi seçilirse, Ürün Ölçüsü alanı görünsün, ölçüyü girebileyim.
C kategorisi seçilirse, Ürün Ağırlık alanı görünsün.
Örnek 2.
Müşteri Referans alanında "Bayi" seçersem bayilerin listesi görünsün, listeden bayi adlarına göre seçim yapayım.
Müşteri Referans olarak "Operatör" seçersem operatörlerin adları listelensin. Bu adlar arasında seçin yapayım.
Nasıl mı? Özel alanlar penceresini açın...
A. Yeni bir özel alan yaratırken bu alanın hangi değere bağlı olduğunu seçmeniz gerekir. Eğer “bağımsız” olarak bırakırsanız hiçbir şeye bağlı olmaz.
B. Eğer daha önce yarattığınız bir alanı bağlamak istiyorsanız “tür”ün üzerini tıklayın ve açılan pencereden işleme devam edin.
Not: Bu özellik için en az bir adet türü "liste" olan alan yaratmanız gerekir.
Eğer teklifleriniz, siparişleriniz, sözlemeleriniz veya hakedişleriniz için şablon bir Excel dosyası kullanıyorsanız GOOGLE E-TABLO sayesinde Excel'den kurtulabilir, CRM sistemine online entegre edebilir ve pdf olarak basabilirsiniz.
Tekliflerde veya siparişlerde ürün, adet, fiyat tutar vs bilgisi varsa tüm bu detayları CRM'le bağlantılı bir Google Etabloda online tutabilirsiniz.
1. Aşağıdaki linki tıklayarak başlayın.
google etabloya git
2. Oluştur düğmesine basın ve E-tabloyu seçin
3. Dosya menüsü -> Aç -> Dosya Seç düğmesinden Excel dosyanızı seçin.
4. Böylece Excel dosyanız tüm özellikleriyle online hale dönüşecektir. Bu sayfanın linkini (adresini) kopyalayın.
5. MyBasicCRM'e geçin ve yeni teklif oluştur düğmesine basın.
6. Teklif sayfasına yeni özel alan yaratın. Adı "Teklif Şablon" olsun. Türünü "Sabit" seçin. Kaydettikten sonra pencereyi kapatmayın.
7. İlgili satırın sağ tarafına değer olarak kopyaladığınız Etablo linki yapıştırın ve kaydedin.
8. Sol üstteki düğmeden bir başka özel alan ekleyin. Adı "Teklif Detay", türü ise "link" olsun. Özel alan penceresini şimdi kapatın.
9. "Teklif Şablon" da görülen linki tıklayın ve açılan Etabloda teklifinizi oluşturun.
10. Teklifinizi hazırladıktan sonra DOSYA -> KOPYA YARAT menüsünden bir kopya yaratın ve yeni linki (adresi) MyBasicCRM'deki "Teklif Detay" alanına yapıştırın. Teklifi kaydedin.
11. Böylece verdiğiniz teklif MyBasicCRM sayfanızda online bir link olarak olarak yerini alır.
15. Topluca yapılan işlemler her müşterinin sayfasında ayrı ayrı nasıl görünür?Tekliflerde veya siparişlerde ürün, adet, fiyat tutar vs bilgisi varsa tüm bu detayları CRM'le bağlantılı bir Google Etabloda online tutabilirsiniz.
1. Aşağıdaki linki tıklayarak başlayın.
google etabloya git
2. Oluştur düğmesine basın ve E-tabloyu seçin
3. Dosya menüsü -> Aç -> Dosya Seç düğmesinden Excel dosyanızı seçin.
4. Böylece Excel dosyanız tüm özellikleriyle online hale dönüşecektir. Bu sayfanın linkini (adresini) kopyalayın.
5. MyBasicCRM'e geçin ve yeni teklif oluştur düğmesine basın.
6. Teklif sayfasına yeni özel alan yaratın. Adı "Teklif Şablon" olsun. Türünü "Sabit" seçin. Kaydettikten sonra pencereyi kapatmayın.
7. İlgili satırın sağ tarafına değer olarak kopyaladığınız Etablo linki yapıştırın ve kaydedin.
8. Sol üstteki düğmeden bir başka özel alan ekleyin. Adı "Teklif Detay", türü ise "link" olsun. Özel alan penceresini şimdi kapatın.
9. "Teklif Şablon" da görülen linki tıklayın ve açılan Etabloda teklifinizi oluşturun.
10. Teklifinizi hazırladıktan sonra DOSYA -> KOPYA YARAT menüsünden bir kopya yaratın ve yeni linki (adresi) MyBasicCRM'deki "Teklif Detay" alanına yapıştırın. Teklifi kaydedin.
11. Böylece verdiğiniz teklif MyBasicCRM sayfanızda online bir link olarak olarak yerini alır.
Yapılan toplu işlemleri MyBasicCRM'de her müşteri sayfasında ayrı ayrı görebilirsiniz.
Örnekler:
A. Toplu SMS programı yardımıyla müşterilerime SMS gönderiyorum.
B. Toplu email programı kullanarak veya Outlook üzerinden yüzlerce email gönderiyorum.
C. İstanbul'da olan 150 adet müşterimize bir davet mektubu gönderiyoruz ve bu aktivitenin müşterinin sayfasında görünmesini istiyoruz.
Bunun için şu adımları izlemeliyiz:
1. Yeni bir Kişi/Kurum raporu oluşturuyoruz.
2. Filtremizi hazırlıyoruz (ör: İli İstanbul olanlar).
3. Sonuçlara gözat linkiyle kayıtları ekrana getiriyoruz.
4. Sonuçların listelendiği kutunun altında yer alan "Toplu aktivite/görev yarat" linkini tıklıyoruz.
5. Açılan yeni pencereden ilgili aktivite türünü seçerek (ör: giden eposta) işlemi tamamlıyoruz.
16. IP santral (VOIP) veya çağrı merkeziyle nasıl entegre ederim?Örnekler:
A. Toplu SMS programı yardımıyla müşterilerime SMS gönderiyorum.
B. Toplu email programı kullanarak veya Outlook üzerinden yüzlerce email gönderiyorum.
C. İstanbul'da olan 150 adet müşterimize bir davet mektubu gönderiyoruz ve bu aktivitenin müşterinin sayfasında görünmesini istiyoruz.
Bunun için şu adımları izlemeliyiz:
1. Yeni bir Kişi/Kurum raporu oluşturuyoruz.
2. Filtremizi hazırlıyoruz (ör: İli İstanbul olanlar).
3. Sonuçlara gözat linkiyle kayıtları ekrana getiriyoruz.
4. Sonuçların listelendiği kutunun altında yer alan "Toplu aktivite/görev yarat" linkini tıklıyoruz.
5. Açılan yeni pencereden ilgili aktivite türünü seçerek (ör: giden eposta) işlemi tamamlıyoruz.
IP telefon servisi aldığınız firma hangisi olursa olsun MyBasicCRM ile tam entegre edebilirsiniz.
Öncelikle hesap sayfasına giderek santral numarasını ve dahili numarayı sisteme kaydetmeniz gerekir.
1. MyBasicCRM içinden arama yapmak için müşteri sayfasındaki telefon ikonunu tıklamanız yeterlidir.
2. Gelen aramada öncelikle sağ üst köşedeki turuncu telefon işaretine basılır.
3. Numara MyBasicCRM içinde kayıtlı ise ilgili müşteri sayfası otomatik olarak açılır. Eğer arayan kişinin kaydı yok ise yeni müşteri kaydı sayfası açılır.
4. Yeni müşteri kaydını bitirdiğinizde görüşmeye ait notları girebilmeniz için otomatik olarak aktivite sayfası açılır.
MyBasicCRM ayrıca telefon kullanım ücretleri için ise sizlere çok EKONOMİK fiyatlar sunmaktadır. Talebiniz olursa lütfen bize yazın, sizlere en uygun çözümü sunabiliriz.
17. Sözleşme tarihi, doğum günü gibi tekrarlayan tarihleri nasıl raporlarım?Öncelikle hesap sayfasına giderek santral numarasını ve dahili numarayı sisteme kaydetmeniz gerekir.
1. MyBasicCRM içinden arama yapmak için müşteri sayfasındaki telefon ikonunu tıklamanız yeterlidir.
2. Gelen aramada öncelikle sağ üst köşedeki turuncu telefon işaretine basılır.
3. Numara MyBasicCRM içinde kayıtlı ise ilgili müşteri sayfası otomatik olarak açılır. Eğer arayan kişinin kaydı yok ise yeni müşteri kaydı sayfası açılır.
4. Yeni müşteri kaydını bitirdiğinizde görüşmeye ait notları girebilmeniz için otomatik olarak aktivite sayfası açılır.
MyBasicCRM ayrıca telefon kullanım ücretleri için ise sizlere çok EKONOMİK fiyatlar sunmaktadır. Talebiniz olursa lütfen bize yazın, sizlere en uygun çözümü sunabiliriz.
Her sene tekrarlayan sözleşmeleri veya yaklaşan doğum günlerini listelemek çok kolaydır.
1. Aktivite menüsünü tıklayın ve sağ taraftan yeni bir rapor oluşturmaya başlayın.
2. Filtre olarak "Sözleşme Tarihi" veya "Doğum günü" seçin. (Bunları özel alan olarak daha önceden yaratmış olmanız gerekir). 3. Kriter olarak "X gün içinde tekrarlayan" seçin ve değer olarak örneğin 14 yazın. 7 yazarsanız 1 hafta anlamına gelir.
4. Raporunuzu "2 hafta içinde sözleşmesi yenilenecek olanlar" adıyla kaydedin.
5. Böylece rapor çekildiği tarihten itibaren önümüzdeki 14 gün içinde tekrarlayanlar listelenir.
18. Birbirini takip eden görevler bir süreç şeklinde izlenebilir mi?1. Aktivite menüsünü tıklayın ve sağ taraftan yeni bir rapor oluşturmaya başlayın.
2. Filtre olarak "Sözleşme Tarihi" veya "Doğum günü" seçin. (Bunları özel alan olarak daha önceden yaratmış olmanız gerekir). 3. Kriter olarak "X gün içinde tekrarlayan" seçin ve değer olarak örneğin 14 yazın. 7 yazarsanız 1 hafta anlamına gelir.
4. Raporunuzu "2 hafta içinde sözleşmesi yenilenecek olanlar" adıyla kaydedin.
5. Böylece rapor çekildiği tarihten itibaren önümüzdeki 14 gün içinde tekrarlayanlar listelenir.
Verilen görevleri zaman içinde birbirine bağlı olarak takip etmek isteyebilirsiniz.
A. Müşteriyle toplantı yaptınız ancak aynı konuyla ilgili olarak bir toplantı daha istendi.
B. Ziyarete gittiniz, ziyarete bağlı olarak teklif hazırlama görevi ortaya çıktı.
C. Müşterinizi aradınız, yarın tekrar arayın dedi, yarın için yeni bir görev oluşturmak istediniz.
D. Bir göreve bağlı başka bir görev ortaya çıktı, vs...
Birbirine bağlı görevleri yani süreci takip etmek MyBasicCRM'deki otomatik görevler sayesinde çok kolaydır. Nasıl yapıldığını öğrenmek için şu yolu izleyin:
1. Aktivite menüsü -> yeni aktivite -> özel alan ekle/sil -> yeni alan yarat düğmesine basın.
2. İlk mavi soru işaretini tıklayın, açılan pencerede altta anlatılmaktadır.
19. Çoklu özel alan (multi custom field) nedir? Ne işe yarar?A. Müşteriyle toplantı yaptınız ancak aynı konuyla ilgili olarak bir toplantı daha istendi.
B. Ziyarete gittiniz, ziyarete bağlı olarak teklif hazırlama görevi ortaya çıktı.
C. Müşterinizi aradınız, yarın tekrar arayın dedi, yarın için yeni bir görev oluşturmak istediniz.
D. Bir göreve bağlı başka bir görev ortaya çıktı, vs...
Birbirine bağlı görevleri yani süreci takip etmek MyBasicCRM'deki otomatik görevler sayesinde çok kolaydır. Nasıl yapıldığını öğrenmek için şu yolu izleyin:
1. Aktivite menüsü -> yeni aktivite -> özel alan ekle/sil -> yeni alan yarat düğmesine basın.
2. İlk mavi soru işaretini tıklayın, açılan pencerede altta anlatılmaktadır.
MyBasicCRM'de sayfalara kendi ihtiyacınıza göre yeni alanlar tanımlarken bazen çoklu özel alan kullanmanız gerekebilir.
Çoklu özel alan için aşağıdaki örnekleri inceleyebilirsiniz.
Örnek 1:
Müşterinin ilgilendiği ürün gruplarını kaydetmek istiyorsunuz.
Bunun için Müşteri kartına "İlgilendiği Ürün Grubu" adında bir adet özel alan tanımlayın.
Çoklu özel alan olursa müşteri kartındaki ufak "ekle" linki yardımıyla birden fazla ürün grubu seçebilirsiniz.
Her yeni alan için sistem otomatik sıra numarası verir.
Müşteri Adı: ABC Ltd
İlgilendiği Ürün Grubu 1: XXX grubu
İlgilendiği Ürün Grubu 2: YYY grubu
Örnek 2:
Tahsilat adında bir aktivite türü tanımladınız ve bu aktivite türü için her tahsilatın detayını girmek istiyorsunuz.
Otomatik sıra numarası sayesinde hangi tarihte ne kadar tahsil edildiğini görebilirsiniz.
Müşteri Adı: ABC Ltd
Aktivite Türü: Tahsilat
Tahsilat Tutarı 1: 1500 USD
Tahsilat Tutarı 2: 2000 TL
Tahsilat Tutarı 3: 1700 USD
Tahsilat Tarihi 1: 24/08/2014
Tahsilat Tarihi 2: 25/09/2014
Tahsilat Tarihi 3: 27/10/2014
Çoklu özel alan oluşturmak için önce özel alanını kaydedin ardından çoklu/tekli seçeneğini işaretleyin.
Çoklu özel alan için aşağıdaki örnekleri inceleyebilirsiniz.
Örnek 1:
Müşterinin ilgilendiği ürün gruplarını kaydetmek istiyorsunuz.
Bunun için Müşteri kartına "İlgilendiği Ürün Grubu" adında bir adet özel alan tanımlayın.
Çoklu özel alan olursa müşteri kartındaki ufak "ekle" linki yardımıyla birden fazla ürün grubu seçebilirsiniz.
Her yeni alan için sistem otomatik sıra numarası verir.
Müşteri Adı: ABC Ltd
İlgilendiği Ürün Grubu 1: XXX grubu
İlgilendiği Ürün Grubu 2: YYY grubu
Örnek 2:
Tahsilat adında bir aktivite türü tanımladınız ve bu aktivite türü için her tahsilatın detayını girmek istiyorsunuz.
Otomatik sıra numarası sayesinde hangi tarihte ne kadar tahsil edildiğini görebilirsiniz.
Müşteri Adı: ABC Ltd
Aktivite Türü: Tahsilat
Tahsilat Tutarı 1: 1500 USD
Tahsilat Tutarı 2: 2000 TL
Tahsilat Tutarı 3: 1700 USD
Tahsilat Tarihi 1: 24/08/2014
Tahsilat Tarihi 2: 25/09/2014
Tahsilat Tarihi 3: 27/10/2014
Çoklu özel alan oluşturmak için önce özel alanını kaydedin ardından çoklu/tekli seçeneğini işaretleyin.
1. How can I create CRM records step by step?
Whether you are a new user or have been an MyBasicCRM user for years, it is good to keep the following fundamental CRM steps in mind:
1. If there is constant or once a year changing information belonging to a contact or client; those need to be saved as CUSTOM FIELD on the CONTACT page.
2. Activities like phone calls must be saved on the ACTIVITY page (not in the notes field of the contact page).
3. Recurring actions must be saved on the activities page (e.g: emails, phone calls, appointments, meetings, presentation, sales, demo, etc…).
2. How can I customize the CRM interface to meet my business needs?1. If there is constant or once a year changing information belonging to a contact or client; those need to be saved as CUSTOM FIELD on the CONTACT page.
2. Activities like phone calls must be saved on the ACTIVITY page (not in the notes field of the contact page).
3. Recurring actions must be saved on the activities page (e.g: emails, phone calls, appointments, meetings, presentation, sales, demo, etc…).
One of the ways to improve the efficiency of CRM pages is to create your own business-specific information fields correctly. Below you will find important details about this issue which applies to every CRM system:
1. If the custom field you create is rarely used, it may not be worth generating- it may be more beneficial to enter information that may only be available for a small subset of customers in the notes field of the contact page rather than building a separate custom field.
2. Prefer list type fields as much as possible. For example, if you want to see the industry of the client, create a custom field named "Industry", choose its type as list and define the possible options (paper, metal, etc.). This way you will minimize errors and your reports will be more reliable and consistent between users.
3. Be careful with permissions. Keep in mind that you can set permissions for each field, ensuring that only the right individuals are able to view potentially sensitive information.
4. Make field names clear. For example, instead of creating a field named BNTRDATE in the order page, use the name “Bank Transfer Date”. This will help to prevent incorrect data entry.
5. Restrict fields according to the type of activity. This will minimize confusion and prevent irrelevant or extraneous fields from appearing.
6. Delete all default activity types, custom fields and reports which are not necessary for your business.
3. How can I use CRM with my mobile device?1. If the custom field you create is rarely used, it may not be worth generating- it may be more beneficial to enter information that may only be available for a small subset of customers in the notes field of the contact page rather than building a separate custom field.
2. Prefer list type fields as much as possible. For example, if you want to see the industry of the client, create a custom field named "Industry", choose its type as list and define the possible options (paper, metal, etc.). This way you will minimize errors and your reports will be more reliable and consistent between users.
3. Be careful with permissions. Keep in mind that you can set permissions for each field, ensuring that only the right individuals are able to view potentially sensitive information.
4. Make field names clear. For example, instead of creating a field named BNTRDATE in the order page, use the name “Bank Transfer Date”. This will help to prevent incorrect data entry.
5. Restrict fields according to the type of activity. This will minimize confusion and prevent irrelevant or extraneous fields from appearing.
6. Delete all default activity types, custom fields and reports which are not necessary for your business.
An optimized, mobile version exists for mobile devices.
1. To use MyBasicCRM mobile, go to MyBasicCRM.com using your browser on your mobile device and then click the “mobile view” link, located in the top corner.
2. We recommend that you save MyBasicCRM.com mobile address as the home page in your mobile browser options and check the “Remember Me” option during log in. This way, you will be able to login with just one click.
3. It is more efficient to use the standard view rather than mobile view on devices such as iPads and tablet PCs.
4. If you encounter problems on viewing the mobile MyBasicCRM site on your mobile device, we recommend cleaning your device’s temporary internet files.
4. How can the search option be used more efficiently in MyBasicCRM?1. To use MyBasicCRM mobile, go to MyBasicCRM.com using your browser on your mobile device and then click the “mobile view” link, located in the top corner.
2. We recommend that you save MyBasicCRM.com mobile address as the home page in your mobile browser options and check the “Remember Me” option during log in. This way, you will be able to login with just one click.
3. It is more efficient to use the standard view rather than mobile view on devices such as iPads and tablet PCs.
4. If you encounter problems on viewing the mobile MyBasicCRM site on your mobile device, we recommend cleaning your device’s temporary internet files.
Search is made for two objectives:
1. To reach a contact page quickly (example: for logging call details while having a phone conversation). The search box is conveniently located in the upper right hand corner of the MyBasicCRM interface.
2. To conduct a more extensive search click the magnifying glass at the right side of the search box- this search mode enables you to search the entire database as opposed to contact names alone, as is the case with basic search.
5. What kind of permissions can I setup in MyBasicCRM?1. To reach a contact page quickly (example: for logging call details while having a phone conversation). The search box is conveniently located in the upper right hand corner of the MyBasicCRM interface.
2. To conduct a more extensive search click the magnifying glass at the right side of the search box- this search mode enables you to search the entire database as opposed to contact names alone, as is the case with basic search.
There are 4 types of permissions within MyBasicCRM to ensure that all of your employees and agents have access to the right information at the right time.
1. Menu based authorization: Set global permissions using our drop down menu system. Example: James can only view contacts and activities, Mary can view and edit proposals and calendar, John can view and edit everything.
2. Custom field based authorization: Set permissions by individual fields. Example: James can only view standard fields, Mary can view dollar amount of the proposal and John can view all fields.
3. Authorization depending on who saved the record Example: James can only view the records he entered, Mary can view everything but can only edit the records she entered, John can view and edit every record
4. Client group based authorization: Groups of clients or individual clients can be assigned to specific users in two separate ways: (1) assign specific users to cover designated regions (2) assign specific clients to specific users directly;
Example: James can only access information on clients in NYC region, Mary can access records from clients in NYC and the Boston region, while John is granted universal access. Alternatively, you can set permissions based on the individual clients themselves, ensuring that James can only access data on his clients, and Mary only has access to data on her assigned clients.
6. What is the best way to use MyBasicCRM’s integrated calendar feature?1. Menu based authorization: Set global permissions using our drop down menu system. Example: James can only view contacts and activities, Mary can view and edit proposals and calendar, John can view and edit everything.
2. Custom field based authorization: Set permissions by individual fields. Example: James can only view standard fields, Mary can view dollar amount of the proposal and John can view all fields.
3. Authorization depending on who saved the record Example: James can only view the records he entered, Mary can view everything but can only edit the records she entered, John can view and edit every record
4. Client group based authorization: Groups of clients or individual clients can be assigned to specific users in two separate ways: (1) assign specific users to cover designated regions (2) assign specific clients to specific users directly;
Example: James can only access information on clients in NYC region, Mary can access records from clients in NYC and the Boston region, while John is granted universal access. Alternatively, you can set permissions based on the individual clients themselves, ensuring that James can only access data on his clients, and Mary only has access to data on her assigned clients.
MyBasicCRM’s integrated calendar is designed to make your life simpler. A couple of quick tips:
1. Use the drag and drop feature. Let’s say you have a task due today but you are not able to finish it. Just drag the task box and drop it to a new calendar date.
2. If the due date of the task is not fixed, drag and drop it to the “tasks with no due date” box.
3. Create new tasks or events by clicking on any calendar date. If there is a start and end time of an activity or if there are participants out of your company, it is better to create an event (example: meetings).
4. You can copy a task or an event to another day. So A) You can create your weekly/monthly recurring tasks with one click. B) You can create multi day events until the ending date of the event.
7. How can I filter the activities done by a specific user?1. Use the drag and drop feature. Let’s say you have a task due today but you are not able to finish it. Just drag the task box and drop it to a new calendar date.
2. If the due date of the task is not fixed, drag and drop it to the “tasks with no due date” box.
3. Create new tasks or events by clicking on any calendar date. If there is a start and end time of an activity or if there are participants out of your company, it is better to create an event (example: meetings).
4. You can copy a task or an event to another day. So A) You can create your weekly/monthly recurring tasks with one click. B) You can create multi day events until the ending date of the event.
There are several different options to analyze specific user activity:
a. By clicking the user name on the newsfeed located on the home page.
b. By clicking the user name at the contact or activity & task pages.
c. Using “filter newsfeed” on the home page. With this link it is possible to filter more than 1 user at a time.
d. Creating reports and filtering records entered by a specific user.
8. How can I use MyBasicCRM to list the activities of yesterday (or today)?a. By clicking the user name on the newsfeed located on the home page.
b. By clicking the user name at the contact or activity & task pages.
c. Using “filter newsfeed” on the home page. With this link it is possible to filter more than 1 user at a time.
d. Creating reports and filtering records entered by a specific user.
To filter the activities done only yesterday, follow the steps below:
1. Click on the activity menu and start creating a new report using the link located on the right side.
2. Select “Last Date Edited” as the filter, “in last X days” enter 1 as the value.
3. Click the link “Add one more filter” link.
4. On the new line, select “Last Date Edited” as the filter, “older than X days” as the criteria, and enter 1 as value.
5. Save your report as “Activities done yesterday”. Clicking on this report in the future will allow you to access a record of the activities done yesterday, without selecting a specific date.
6. To list the activities of today enter value 0 at items 2 and 4 above.
9. When importing the contact data how can I import custom fields I have created?1. Click on the activity menu and start creating a new report using the link located on the right side.
2. Select “Last Date Edited” as the filter, “in last X days” enter 1 as the value.
3. Click the link “Add one more filter” link.
4. On the new line, select “Last Date Edited” as the filter, “older than X days” as the criteria, and enter 1 as value.
5. Save your report as “Activities done yesterday”. Clicking on this report in the future will allow you to access a record of the activities done yesterday, without selecting a specific date.
6. To list the activities of today enter value 0 at items 2 and 4 above.
For convenience and efficiency, client data can be imported into MyBasicCRM from Microsoft Excel. Detailed information on this process can be found on the Account page.
In certain situations, you may also want to import the custom fields you’ve created. For instance, you may have created a new field named “Client Tax Number” at the Contact page and want to import this custom field.
To do this, follow these steps:
1. Create a new column next to the “Notes” column on the far right in the Excel template.
2. The name of this new column should be exactly the same as the name of the custom field you have created (Example: Client Tax Number). Be careful with capital letter use.
3. Continue with pasting your information into this column.
10. How can I list the clients with no activity?In certain situations, you may also want to import the custom fields you’ve created. For instance, you may have created a new field named “Client Tax Number” at the Contact page and want to import this custom field.
To do this, follow these steps:
1. Create a new column next to the “Notes” column on the far right in the Excel template.
2. The name of this new column should be exactly the same as the name of the custom field you have created (Example: Client Tax Number). Be careful with capital letter use.
3. Continue with pasting your information into this column.
MyBasicCRM is setup to allow you to run many different reports. If you want to list clients that have no activity, follow these easy steps:
1. Create a new contact & client report.
2. Select the filter as ”Last Activity Date”
3. Select “is blank” as the criteria and save the report.
Clicking the report you can list the clients with no activity.
Selecting other values as criteria, you can generate the following reports:
Example 1: Those without activity within the last two weeks.
Example 2: Those with activity prior to the last three months.
Example 3: Adding a new filter line enables you to increase your specificity- for example, add a filter with the city as NYC will enable you to see “List of NYC companies with no activity”.
11. How can I make custom fields dependent on one another?1. Create a new contact & client report.
2. Select the filter as ”Last Activity Date”
3. Select “is blank” as the criteria and save the report.
Clicking the report you can list the clients with no activity.
Selecting other values as criteria, you can generate the following reports:
Example 1: Those without activity within the last two weeks.
Example 2: Those with activity prior to the last three months.
Example 3: Adding a new filter line enables you to increase your specificity- for example, add a filter with the city as NYC will enable you to see “List of NYC companies with no activity”.
You can connect custom fields to each other.
Example 1:
There are 3 options for “Product Category” field: A, B and C.
If A is selected, make the Product Colors field visible for you to select a color.
If B is selected, make the Product Dimension field visible for you to enter the dimensions.
If C is selected, make the Product Weight field visible.
Example 2:
If I select “Reseller” at the Client Reference list show the “Reseller” field, so that I can edit the reseller.
If I select “Operator” at the Client Reference list show the “Operator” field so that I can edit the operator.
To be able to do this:
A. When creating a new custom field: Select which field or value the new field is dependent on. If you leave it as “independent”, it will not be dependent on any other field.
B. To edit a previously created field: Click on “type” and continue selecting from the opening window.
Note: You have to have at least one “list” type custom field for to make this feature to be active.
12. How can I add a batch activity to each contact page?Example 1:
There are 3 options for “Product Category” field: A, B and C.
If A is selected, make the Product Colors field visible for you to select a color.
If B is selected, make the Product Dimension field visible for you to enter the dimensions.
If C is selected, make the Product Weight field visible.
Example 2:
If I select “Reseller” at the Client Reference list show the “Reseller” field, so that I can edit the reseller.
If I select “Operator” at the Client Reference list show the “Operator” field so that I can edit the operator.
To be able to do this:
A. When creating a new custom field: Select which field or value the new field is dependent on. If you leave it as “independent”, it will not be dependent on any other field.
B. To edit a previously created field: Click on “type” and continue selecting from the opening window.
Note: You have to have at least one “list” type custom field for to make this feature to be active.
Examples of batch activities include:
A. Sending hundreds of emails with Outlook or using a bulk email solution.
B. Sending an invitation letter to 150 of our clients- we want to see a record of this within each individual client page.
Follow the below steps for this:
1. Create a Contact & Client report.
2. Prepare the filter (example: clients in NYC).
3. Preview the resulting contact list and check to ensure that it is correct.
4. Click the “Create batch task/activity” link under the result box.
5. Selectthe task & activity type (example: Outgoing e-mail) from the opening window, finish the process.
13. How can I create a Reseller System?A. Sending hundreds of emails with Outlook or using a bulk email solution.
B. Sending an invitation letter to 150 of our clients- we want to see a record of this within each individual client page.
Follow the below steps for this:
1. Create a Contact & Client report.
2. Prepare the filter (example: clients in NYC).
3. Preview the resulting contact list and check to ensure that it is correct.
4. Click the “Create batch task/activity” link under the result box.
5. Selectthe task & activity type (example: Outgoing e-mail) from the opening window, finish the process.
While your resellers can only keep track of their own contacts and activities, you as the distributor can edit and view all reseller activities from a unique page. To be able to do this please follow these steps:
1. Go to Contact & Client page. Click Add New Person and then open the custom fields window.
2. Add a new field with a name, for example “Authorized Reseller”. Select the type as “list”, save it from the right side and enter the list values (Ex: Reseller A, Reseller B and etc…)
3. Without closing the custom field window, click the “Create matching field in Organizations” button on the upper right side and then close the window.
4. Go to Account Page, click Add User link and add the user who works at your reseller to the system.
5. Click the “Limited view & edit” box on the left side and mark the reseller where this user works (Example: Reseller A) and hit the save button at the bottom.
That’s all. When the users working at your reseller re-logs in, the permission system will start running.
Important Note: Those contacts or clients with no Authorized Reseller selected are visible to all users In order to make the system work correctly, the Authorized Reseller field for all contacts and clients should be filled out.
1. Go to Contact & Client page. Click Add New Person and then open the custom fields window.
2. Add a new field with a name, for example “Authorized Reseller”. Select the type as “list”, save it from the right side and enter the list values (Ex: Reseller A, Reseller B and etc…)
3. Without closing the custom field window, click the “Create matching field in Organizations” button on the upper right side and then close the window.
4. Go to Account Page, click Add User link and add the user who works at your reseller to the system.
5. Click the “Limited view & edit” box on the left side and mark the reseller where this user works (Example: Reseller A) and hit the save button at the bottom.
That’s all. When the users working at your reseller re-logs in, the permission system will start running.
Important Note: Those contacts or clients with no Authorized Reseller selected are visible to all users In order to make the system work correctly, the Authorized Reseller field for all contacts and clients should be filled out.
